Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados. Esta obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores añadiendo un nuevo apartado 9. En esta guía te explicamos qué exige exactamente la ley, a quién afecta y cómo cumplirla sin complicaciones.
¿Qué dice el Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores?
El texto legal establece que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora», sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
En la práctica, esto significa que por cada trabajador y cada día debe quedar constancia de:
- La hora de inicio de la jornada.
- La hora de finalización de la jornada.
La norma no impone un sistema concreto, pero sí exige que el registro sea fiable, objetivo y accesible. Un cuadrante teórico de horarios no basta: debe reflejarse la jornada realmente realizada.
¿A quién afecta la obligación?
La obligación alcanza a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector, y a la práctica totalidad de los trabajadores por cuenta ajena. Existen algunas particularidades:
- Los trabajadores autónomos no están sujetos, al no tener relación laboral por cuenta ajena.
- La relación laboral especial de alta dirección tiene reglas propias.
- Determinados regímenes específicos (por ejemplo, algunos supuestos de trabajo a distancia o sectores con normativa sectorial) pueden tener matices, pero la regla general de registrar la jornada se mantiene.
¿Cómo debe organizarse el registro?
El propio artículo remite a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa para organizar y documentar el registro. En su defecto, lo decide el empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
El sistema elegido puede ser manual o digital, pero debe garantizar la veracidad de los datos y no ser fácilmente manipulable. Los métodos en papel resultan cada vez menos prácticos frente a las soluciones digitales, que registran la hora real, evitan errores y facilitan las consultas.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Las empresas deben conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de:
- Las personas trabajadoras.
- Sus representantes legales.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
No basta con guardarlos: deben poder mostrarse cuando se requieran. Un sistema que exporte los registros a PDF o Excel de forma inmediata facilita enormemente responder a una inspección.
¿Qué sanciones hay por no registrar la jornada?
No llevar el registro, o hacerlo de forma incorrecta, se considera una infracción grave en materia laboral. Según la normativa de infracciones y sanciones del orden social, las multas pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros, en función de la gravedad y las circunstancias apreciadas por la Inspección.
Además, la falta de registro dificulta acreditar la jornada real y el pago correcto de las horas extraordinarias, lo que puede derivar en reclamaciones adicionales.
Cómo cumplir sin complicarte
Para cumplir con el Art. 34 ET de forma sencilla, tu sistema de control horario debería permitir, como mínimo:
- Registrar el inicio y fin de la jornada de cada empleado con la hora real.
- Conservar el histórico de forma segura durante al menos cuatro años.
- Exportar los registros a PDF o Excel para trabajadores, representantes o la Inspección.
- Ofrecer un fichaje accesible desde cualquier dispositivo (web, o incluso por código QR en un punto físico).
Si quieres profundizar en cómo poner en marcha el control horario paso a paso, consulta nuestra guía de control horario para empresas. Y si estás valorando herramientas, mira cómo elegir un software de control horario.
Este contenido es informativo y no constituye asesoramiento legal. La normativa laboral puede cambiar; consulta el texto oficial vigente o con un profesional para tu caso concreto.